Weniger Fremdvergabe. Mehr Durchblick. Bessere Abläufe.
Die Stadtwerke Karlsruhe machen vor, wie Werkstätten durch Prozessberatung spürbar entlastet werden – mit übertragbaren Lösungen für andere Kommunen.
Wie die Stadtwerke Karlsruhe ihre Werkstatt in nur 3 Monaten zukunftsfähig machten
Ein Praxisbericht über Effizienz, Digitalisierung und Zusammenarbeit auf Augenhöhe – und warum auch andere Kommunen davon profitieren können.
Ausgangssituation: Gut aufgestellt – aber mit spürbaren Reibungsverlusten
Die kommunale Werkstatt des Teams „Sauberes Karlsruhe“ verfügte über eine solide Struktur – doch zunehmende Fremdvergaben, unvollständige Daten im Werkstattmanagementsystem und fehlende Prozessstandards führten zu steigenden Kosten und ineffizienten Abläufen.
Die Leitung der Stadtwerke Karlsruhe erkannte Handlungsbedarf und beauftragte die Quack Unternehmensberatung mit einer umfassenden Organisationsuntersuchung – gemeinsam mit dem Ziel, bestehende Potenziale zu heben und praxisnahe Lösungen zu entwickeln.
Vorgehen: Analyse, Beteiligung, Umsetzung – alles auf Augenhöhe
Zwischen Januar und April 2025 analysierten wir alle relevanten Bereiche: Organisation, Personal, Prozesse, Kommunikation und Digitalisierung. Besonders wichtig: Alle Mitarbeitenden wurden aktiv eingebunden. So entstanden nicht nur Konzepte – sondern gemeinsam gelebte Lösungen.
Konkrete Maßnahmen – kurz und klar:
- Prozesse sichtbar machen: Reparatur- und Wartungsabläufe wurden standardisiert und als Poster in der Werkstatt visualisiert.
- Digitale Systeme ausbauen: COSWARE wurde als zentrale Steuerungssoftware optimiert, ergänzt durch Module für Termin- und Personaleinsatzplanung.
- Wissenssicherung stärken: Einführung des Systems ENAIO zur strukturierten Dokumentation und Vertretungsregelungen.
- Kommunikation verbessern: Ein digitaler Bildschirm zeigt live den Personaleinsatz und die offenen Aufgaben – mehr Transparenz für alle.
- Controlling einführen: Ein neues KPI-System bewertet künftig Reparaturdauer, Fremdvergabequote und Prozesstreue mit monatlichem Reporting.
Ergebnisse: Spürbare Wirkung – und echte Veränderung im Alltag
Die Rückmeldungen aus dem Projektteam waren eindeutig: „Die Zusammenarbeit war zielorientiert, offen und auf Augenhöhe. Besonders wertvoll war, dass alle Mitarbeitenden von Anfang an einbezogen wurden.“
Neben der organisatorischen Klarheit konnte auch die Motivation im Team gestärkt werden – ein Ergebnis, das in Zeiten von Fachkräftemangel und Generationenwechsel Gold wert ist.
Was andere Kommunen daraus lernen können
Viele kommunale Werkstätten stehen vor denselben Herausforderungen wie Karlsruhe: veraltete Strukturen, Digitalisierungslücken, steigende Fremdvergabe, Fachkräftemangel. Dieses Projekt zeigt: Mit einem pragmatischen, beteiligungsorientierten Ansatz lassen sich in kurzer Zeit greifbare Erfolge erzielen.
„Dieses Projekt kann eine Blaupause für andere kommunale Werkstätten sein. Wichtig ist dabei der offene Dialog mit dem Team – und der Mut, Dinge anzupacken, bevor sie zum Problem werden.“
– Michael Quack, Inhaber Quack Unternehmensberatung
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