Durchlaufzeiten in freien Werkstätten reduzieren
Fachleitfaden für Inhaber und Betriebsleiter freier Kfz-Werkstätten
1. Einleitung
Die Durchlaufzeit eines Fahrzeugs in der Werkstatt ist eine der zentralen, aber häufig unterschätzten Steuerungsgrößen im freien Werkstattbetrieb. Lange Standzeiten binden Kapital, reduzieren die Auslastung der Hebebühnen und verschlechtern die Termintreue gegenüber dem Kunden.
In vielen freien Werkstätten entstehen Verzögerungen nicht durch fehlende Aufträge, sondern durch organisatorische Schwächen im Tagesgeschäft. Dieser Leitfaden zeigt, wie sich Durchlaufzeiten systematisch und dauerhaft reduzieren lassen.
2. Bedeutung der Durchlaufzeit in der freien Werkstatt
Die Durchlaufzeit beschreibt die Zeitspanne vom Eintreffen eines Fahrzeugs bis zur Übergabe an den Kunden. Sie beeinflusst direkt:
- Produktivität der Mechaniker
- Auslastung der Werkstattkapazitäten
- Kundenzufriedenheit
- Liquidität des Betriebs
Kurze Durchlaufzeiten ermöglichen höhere Fahrzeugumschläge bei gleicher Infrastruktur. Sie sind damit ein zentraler Hebel zur Ertragssteigerung ohne zusätzliche Investitionen.
3. Begriffsklärung: Was bedeutet Durchlaufzeit in der Werkstattpraxis?
Die Durchlaufzeit umfasst nicht nur die reine Reparaturzeit, sondern auch:
- Wartezeiten vor Arbeitsbeginn
- Standzeiten aufgrund fehlender Teile
- Unterbrechungen im Arbeitsablauf
- organisatorische Verzögerungen
In der Praxis machen wertschöpfende Tätigkeiten häufig weniger als 50 Prozent der gesamten Standzeit aus. Der größte Teil entsteht durch Prozessmängel.
4. Wirtschaftliche Auswirkungen langer Durchlaufzeiten
Überlange Durchlaufzeiten führen zu:
- geringerer Hebebühnenproduktivität
- höherem organisatorischem Aufwand
- Terminverschiebungen
- steigender Reklamationsquote
Damit sind sie kein operatives Randthema, sondern ein betriebswirtschaftlicher Kernfaktor.
5. Systematisches Vorgehensmodell zur Reduzierung der Durchlaufzeiten
Eine nachhaltige Verbesserung erfordert ein strukturiertes Vorgehen.
5.1 Transparenz über Ist-Durchlaufzeiten schaffen
Zunächst müssen reale Durchlaufzeiten erfasst werden:
- Fahrzeugannahme bis Arbeitsbeginn
- Arbeitsbeginn bis Fertigstellung
- Fertigstellung bis Fahrzeugabholung
Ohne diese Transparenz werden Symptome behandelt, nicht Ursachen.
5.2 Annahmeprozess professionalisieren
In vielen freien Werkstätten entstehen Verzögerungen bereits bei der Fahrzeugannahme:
- unvollständige Arbeitsaufträge
- fehlende Zusatzdiagnosen
- unklare Kundenabsprachen
Eine strukturierte Annahme mit klarer Leistungsdefinition reduziert spätere Unterbrechungen erheblich.
5.3 Werkstattplanung konsequent takten
Häufige Praxisprobleme:
- Überbuchung einzelner Tage
- ungleichmäßige Auslastung
- fehlende Zeitpuffer für Zusatzarbeiten
Eine realistische Kapazitätsplanung mit festen Zeitfenstern pro Auftrag verhindert Stau-Effekte im Tagesgeschäft.
5.4 Teileverfügbarkeit vor Arbeitsbeginn sicherstellen
Ein zentraler Zeitfresser ist das Warten auf Ersatzteile.
Bewährte Grundregel:
Kein Fahrzeug auf die Bühne, dessen Teile nicht vollständig verfügbar sind.
Eine enge Abstimmung zwischen Werkstattplanung und Teilebeschaffung ist zwingend erforderlich.
5.5 Arbeitsabläufe standardisieren
Unterschiedliche Vorgehensweisen der Mitarbeiter führen zu:
- wechselnden Bearbeitungszeiten
- Abstimmungsproblemen
- Qualitätsunterschieden
Standardisierte Arbeitsabläufe schaffen Stabilität und Planbarkeit.
6. Steuerungskennzahlen für die Werkstattpraxis
Zur Kontrolle der Durchlaufzeiten eignen sich insbesondere:
- durchschnittliche Standzeit pro Auftrag
- Produktivstunden je Mitarbeiter
- Hebebühnenauslastung
- Termintreuequote
Diese Kennzahlen ermöglichen eine objektive Bewertung der Prozessqualität.
7. Typische Fehler in freien Werkstätten
In der Praxis treten immer wieder die gleichen Schwächen auf:
- Fahrzeuge werden „zwischen geschoben“
- Teile werden erst nach Arbeitsbeginn bestellt
- Tagesplanung erfolgt reaktiv statt strukturiert
- Fehlende klare Verantwortlichkeiten
Diese Muster verlängern die Durchlaufzeiten systematisch.
8. Zusammenfassung und Einordnung
Kurze Durchlaufzeiten sind kein Zufallsprodukt, sondern das Ergebnis sauber strukturierter Prozesse. Freie Werkstätten, die Annahme, Planung, Teilelogistik und Arbeitsorganisation konsequent verzahnen, steigern ihre Produktivität deutlich – ohne zusätzliche Hebebühnen oder Mitarbeiter.
Autorenbox
Michael Quack ist seit über 25 Jahren auf Unternehmensberatung im Automotive Aftersales spezialisiert.
Er begleitet freie Kfz-Werkstätten, Autohäuser und Handelsorganisationen insbesondere in den Bereichen Prozessoptimierung, Teilevertrieb und Logistik.
